Brindar lineamientos legales y corporativos bajo los cuales Grupo Estelar Impresores realizará el tratamiento de sus datos e información personal, las finalidades, sus derechos como titular, así como los procedimientos establecidos para el ejercicio de tales derechos ante el Grupo Estelar Impresores.

El Grupo Estelar Impresores entiende por protección de datos todas aquellas medidas necesarias que deben tomarse, tanto a nivel físico, técnico, como jurídico para:

Campo de Aplicación

Esta política se aplicará a los datos personales, información y archivos registrados en las bases de datos, susceptibles de tratamiento, en virtud de la relación contractual o de servicios sostenida o que se haya sostenido entre estos y el Grupo Estelar Impresores, quien actuará en calidad de Responsable de Tratamiento de Datos Personales.

El Grupo Estelar Impresores será el responsable del Tratamiento de los datos personales de sus consumidores, colaboradores, proveedores, prestadores de servicios, personas naturales y/o jurídicas y contratistas, sobre los cuales decida de forma directa y autónoma.

Definiciones

Para efectos de la interpretación y aplicación de esta política deberán tenerse en cuenta las siguientes definiciones de los principales términos presentes en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 del año 2013, y/o en las presentes políticas, puntualizando de forma muy clara el significado de ellos:

Autorización: es el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Para los efectos del presente documento se entiende como titular, a los proveedores externos del Grupo Estelar Impresores.

Aviso de privacidad: es la notificación realizada por el responsable en los casos en los que no sea posible poner a disposición del titular las políticas de tratamiento de la información, en la cual el responsable le informa al titular sobre el tratamiento de sus datos personales, comunicándose acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, él cómo podrá acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que pretenda dar a los datos personales.

Base de Datos: es el conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. Para los efectos del presente documento se entiende como Base de Datos aquella que contiene información del usuario de Grupo Estelar Impresores.

Dato personal: cualquier información que directa o indirectamente se refiera a una persona natural y que permita identificarla. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, número de identificación ciudadana, dirección postal, dirección de correo electrónico, número telefónico.

Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Entre otros:

Dato personal sensible: información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como por ejemplo aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, fotos).

Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.

Proveedor: es la persona natural o jurídica con la cual el Grupo Estelar Impresores ha contratado o contrató la prestación de un bien o servicio.

Protección de datos: conjunto de estrategias adoptadas por la entidad en sus diferentes niveles de funcionamiento misional, administrativo o tecnológicos dirigidas a garantizar que la información de los usuarios de una compañía, entidad o de cualquier base de datos, esté segura de cualquier ataque o intento de acceder a ésta, por parte de personas no autorizadas.

Reclamo: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Titular del Dato: persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de esa clase de información.

Transferencia: envío de datos personales que realiza el responsable o el encargado desde Colombia a un Responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia Internacional).

Descripción

En cumplimiento de las disposiciones de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, el Grupo Estelar Impresores, publica la presente política la cual contiene los lineamientos que aplicará, en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, para hacer efectiva la garantía constitucional de protección de datos personales de los Titulares de la información de conformidad con lo preceptuado en el Art. 3 literal f) de la referida Ley.

Identificación del responsable del tratamiento de datos personales

Excepción al ámbito de aplicación de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales

Se exceptúan del régimen de protección de Datos Personales establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su decreto Reglamentario, las bases de datos y archivos tratados por el Grupo Estelar Impresores, con el fin de prevenir, detectar y monitorear el control de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, así como las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008.

Principios

Se consagran los siguientes principios rectores del tratamiento de los datos personales del titular del Grupo Estelar Impresores.

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: el Tratamiento de nuestra política de tratamiento obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. La aplicación de este principio implica también: un ámbito temporal, es decir, que el periodo de conservación de los datos personales no exceda del necesario para alcanzar la necesidad con que se han registrado y un ámbito material, que exige que los datos recaudados sean los estrictamente necesarios para las finalidades perseguidas.

Principio de libertad: el tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. No está permitido el consentimiento tácito del titular y sólo podrá prescindirse de él por expreso mandato legal o por orden de autoridad judicial. El consentimiento que brinde el titular deberá ser expresado de forma clara, de tal manera que sea entendido como una manifestación específica, informada y libremente emitida, de su acuerdo con el procesamiento de sus datos personales. Por ello, el silencio del titular nunca podría inferirse como autorización del uso de su información.

Principio de veracidad o calidad: la información sujeta al tratamiento por parte del Grupo Estelar Impresores, será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del Grupo Estelar Impresores, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne. En virtud de este principio, el Grupo Estelar Impresores deberá ofrecer, como mínimo la siguiente información a el titular:

Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo al titular o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por el Grupo Estelar Impresores a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

Principio de caducidad: de acuerdo con la declaración efectuada por el titular, no habrá lugar a la supresión total o parcial de los datos administrados por el Grupo Estelar Impresores o a la revocación de la autorización contenida en dicho documento mientras exista una relación contractual entre las partes.

Principio de interpretación integral de los derechos constitucionales: los derechos del(os) titular(es) se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los derechos constitucionales aplicables, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad, entre otros.

Prohibición de discriminación por las informaciones recaudadas en las bases de datos: Se prohíbe al Grupo Estelar Impresores, hacer uso discriminatorio en contra del bienestar del(os) titular(es) a través de la difusión, transferencia y publicación de la información recopilada en las bases de datos.

Tratamiento y finalidades al cual serán sometidos los datos personales

El tratamiento que realizará el Grupo Estelar Impresores, de los datos personales y datos sensibles proporcionados por los titulares de la información, tendrá como finalidad utilizar, transferir a terceros, recolectar, almacenar, procesar, usar su información personal con el objeto de entregar, ofrecer y/o vender productos, servicios, soluciones y cualquier otro requerido para la prestación del servicio contratado, dentro de las cuales se encuentran:

Igualmente, el Grupo Estelar Impresores suministrará los datos personales a proveedores de productos y servicios, a sociedades del mismo grupo empresarial al que pertenezca, y a terceros que provean servicios o con quien tenga algún tipo de relación, ya sea para:

  1. Pagos.
  2. Servicio al cliente.
  3. Manejo y administración de bases de datos.
  4. Solicitar, contratar, cambiar y cancelar servicios prestados por el Grupo Estelar Impresores directamente o por conducto de terceros.
  5. Dar respuestas a peticiones, quejas y recursos.
  6. Dar respuestas a organismos de control.
  7. Solicitar factura o información sobre ésta.
  8. Recibir publicidad impresa o a través de medios electrónicos.
  9. Utilizar los distintos servicios de sus correspondientes sitios web, incluyendo la descarga de contenidos y formatos.
  10. Enviar al titular la notificación de ofertas, avisos y/o mensajes promocionales, encuestas de satisfacción respecto de los productos y servicios del Grupo Estelar Impresores; suministrar sus datos de contacto a intermediarios de seguros, abogados externos, empresas de marketing, call center y empresas de telemercadeo, entre otros, para los fines previstos.
  11. Procesar pagos.
  12. Servicios de atención (canales de atención al usuario).
  13. Autenticación y validación de correos electrónicos.
  14. Telemercadeo.
  15. Productos de mercadeo masivo.
  16. Facturación electrónica.
  17. Comercialización de diferentes tipos de productos.
  18. Transferir o transmitir nacional e internacionalmente sus datos para el tratamiento de sus datos personales, mediante servicio de outsourcing.
  19. Conocer y almacenar la ubicación geográfica para realización de mediciones y estudios.
  20. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las descritas en los incisos previamente citados.

Categorías Especiales de Datos

Datos Personales Sensibles

Son Aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede genera su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Se podrá hacer uso y tratamiento de datos catalogados como sensibles cuando:

Datos personales de niños, niñas y adolescentes

Los menores de edad son titulares de sus datos personales y por lo tanto son portadores de los derechos correspondientes. De acuerdo a lo establecido en la Constitución Política y en concordancia con el Código de la Infancia y Adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y por lo tanto, deberán ser observados con especial cuidado. De conformidad con lo señalado en la Sentencia C-748 de 2011, las opiniones de los menores deberán ser tenidas en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de datos.

La información de datos personales de niños, niñas y adolescentes, podrá solicitarse siempre que se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el art. 7º de la Ley 1581 de 2012 y cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

Cumplidos estos requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización.

Derechos del Titular

Sin perjuicio de lo establecido en el Art. 8 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el titular contará con los siguientes derechos:

Deberes del Grupo Estelar Impresores cuando actúe como responsable del Tratamiento de Datos

Los encargados de tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

Deberes de Grupo Estelar Impresores cuando actúe como Encargado del Tratamiento

Los encargados de tratamiento, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la presente Ley y en otras que rijan su actividad:

Personas facultadas para ejercer los derechos

Los derechos relacionados con conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización, podrán ejercerse por las siguientes personas:

Reclamos

El titular de la información o sus causahabientes, cuando consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, podrán presentar reclamo ante el Grupo Estelar Impresores cuando actúe como responsable del tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

Transmisión internacional de datos personales

Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, el Grupo Estelar Impresores tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar esta política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrán ser utilizada para asuntos directamente relacionados con el Grupo Estelar Impresores y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe el Grupo Estelar Impresores, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

Con la aceptación de la presente política, el titular autoriza expresamente para transferir y transmitir Información personal. La información será transferida y transmitida, para todas las relaciones que puedan establecerse con el Grupo Estelar Impresores.

Autorización

Tal como se establece en las definiciones de este documento, la autorización será solicitada por el Grupo Estelar Impresores cuando actúe como responsable del tratamiento, debiendo implementar los procedimientos adecuados, con el fin de informar sobre los datos personales que serán recolectados y las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se solicita dicha autorización. La autorización es obtenida por parte del titular en la declaración por él efectuada ante el Grupo Estelar Impresores, o a través de cualquier otro medio autorizado por la ley.

Modo de obtener la Autorización:

Con el fin de garantizar los derechos de los proveedores como titulares de la información, el Grupo Estelar Impresores como responsable del tratamiento establecerá mecanismos para obtener la autorización de los éstos o de quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Se entenderá que la autorización cumple con los requisitos de ley cuando se manifieste:

Casos en que no es necesaria la Autorización:

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

Revocatoria de la Autorización:

De acuerdo con la declaración efectuada por el titular, no habrá lugar a la supresión total o parcial de los datos administrados por el Grupo Estelar Impresores ni a la revocación de la autorización contenida en dicho documento mientras exista una relación contractual entre el titular y el Grupo Estelar Impresores. Los datos personales del titular deberán permanecer en una base de datos en cumplimiento de un deber legal.

Modificación y/o actualización de la Política de Protección de Datos y manejo de Información

En aquellos casos en que se produzcan cambios sustanciales en el contenido de las políticas de tratamiento, el Grupo Estelar Impresores deberá comunicar al titular de dichas modificaciones con anterioridad o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas. Se comunicará al titular los cambios sustanciales en el contenido de las políticas de tratamiento a través de la página web del Grupo Estelar Impresores en la sección de Condiciones y Políticas.

Se deberá solicitar una nueva autorización al titular, cuando se realicen cambios con respecto a la finalidad del tratamiento.

Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

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